Gerenciando orçamentos
O menu de gerenciamento dos orçamentos pode ser acessado pelos administradores do sistema através do “Menu> Orçamento> Manter Orçamento”. Ao acessar o ambiente uma listagem de orçamentos será exibida conforme a figura abaixo.
Permissões de acesso ao orçamento: Botão disponível para configurar permissões de acesso ao orçamento, que diz respeito a visualização do Demonstrativo de Resultados (Clique aqui para ver mais sobre as permissões).
Editar: Botão disponível para editar parâmetros do orçamento.
Remover: Botão disponível para excluir determinado orçamento do sistema.Inserindo orçamentosAo clicar no botão “Inserir Orçamento” você será redirecionado a tela de cadastro de um novo orçamento.
Etapa 1 – Estrutura Geral:
Etapa na qual alguns parâmetros serão definidos bem como os formulários que farão parte do orçamento para determinado período.
Parâmetros:
Campos representados através de um * são obrigatórios.
Nome*: Nome descritivo do orçamento. Descrição: Descrição sobre o orçamento. Ano*: Ano referente ao orçamento. Responsável: Responsável pelo orçamento. Status: Situação do orçamento quanto a fase em que se encontra.- EM CONSTRUÇÃO: orçamento se encontra em fase de construção.- EM PLANEJAMENTO: orçamento está sendo planejado.- CONTROLE: orçamento já realizado porém ainda há um acompanhamento dos valores em execução. – FINALIZADO: orçamento se encontra encerrado, não sendo mais permitido alterações de qualquer tipo tanto no orçamento quanto em seus formulários em execução.
Adicionar formulários ao orçamento:
Adicionar: Botão disponível para adicionar formulário selecionado ao orçamento. Os formulários serão a fonte dos dados para a montagem do DRE, Balanço Patrimonial e Fluxo de Caixa, se nenhum formulário for selecionado não será possível montar os resultados.
Remover: Botão disponível para excluir determinado formulário do orçamento.
Formulário: selecione oformulário que deseja adicionar ao orçamento. (mais informações sobre formulários) Tipo de Formulário: – POR_DIMENSÃO: quando as contas do formulário serão geradas e executadas por um responsável diferente em cada dimensão selecionada (definição de quais dimensões será feita em “Definir Workflow”). – GERAL: quando as contas do formulário serão únicas para a empresa inteira, assim o formulário será gerado e executado uma única vez por um único responsável. – GESTOR_CONTA: apenas utilizável quando o formulário está marcado com a opção “Formulário com Gesto Conta” (mais informações). Quando as contas do formulário serão executadas por um único responsável nas dimensões selecionadas (definição de quais dimensões devem estar no formulário).
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Para mais informações sobre tipo de formulário clique aqui.
Etapa 2 – Definições Gerais:
Etapa não obrigatória onde é possível descrever a missão e objetivos do orçamento.
Etapa 3 – Cronograma:
Etapa responsável por definir o cronograma do orçamento.
Parâmetros:
Nome*: Nome descritivo da tarefa. Responsável: usuário/grupo responsável pelo cronograma. Data inicial*: Data inicial da tarefa. Data final*: Data final da tarefa. Status*: Situação da tarefa.Quando chegar o dia em que o processo definido no cronograma se iniciará, o sistema enviará um alerta informando o início do processo. (Clique aqui para ver mais)
Etapa 5 – Premissas: Etapa responsável por definir as premissas a serem utilizados no orçamento, como por exemplo valor de moeda e taxas de impostos.
Parâmetros:
Campos representados através de um * são obrigatórios. Premissas*: Nome da premissa. Identificador: Identificação da premissa conforme definido nos formulários. Premissa por mês: Se o valor da premissa varia de acordo com os meses, marque esta opção e defina um valor para cada mês. Valor*: Valor atribuído a premissa. Formulário: Formulários que utilizam a premissa.
Para mais informações sobre premissas clique aqui.
Etapa 6 – Definindo DRE:
Etapa responsável por definir o modelo do DRE.
A Base de criação do plano de contas são as contas analíticas que só poderão ser criadas através de métricas vindas de um formulário.Clique em “Adicionar nova Conta” para incluir uma nova conta no DRE. Para saber mais sobre os tipos de contas, clique aqui.
Importar: Importar contas para o DRE de outro formulário. Após clicar no botão será solicitado o orçamento no qual as contas estão:
As contas presentes no orçamento original serão mantidas, as contas do orçamento secundário serão adicionadas e ordenadas de acordo com o nome ou código da conta (se possuir).
Limpar cache: Função utilizável apenas quando deseja alterar a definição DRE (conta) de um orçamento que já teve foi consolidado através do menu “Menu> Resultados> Demonstrativo de resultados“, pois a conta já teve seu valor vinculado com os resultados e é preciso eliminar este valor, já que ele não será mais relevante. Ao ser preciso utilizar o recurso, a mensagem conforme imagem abaixo será apresentada ao usuário.
Editar: Botão disponível para editar parâmetros do orçamento.
Remover:Ao remover uma conta, será solicitado para onde transferir as contas vinculadas como mostra a figura abaixo.
– É possível vincular as contas a uma outra conta sintética selecionando a “Nova conta” e adicionando as contas disponíveis desejadas, para finalizar, clique em “OK”. Para deixar as contas disponíveis sem vinculação basta clicar em “OK” ou mover elas para “Nova Conta” e deixar o campo “Nova conta” em branco como no exemplo acima.
– Para remover as contas, marque a opção “Remover as contas “Disponíveis””, todas as contas presentes no painel “Disponíveis” serão removidas permanentemente.
Visualização final a partir do DRE:
Etapa 7 – Balanço Patrimonial: Nesta etapa são configurados as contas para a elaboração do balanço patrimonial. As contas e parâmetros seguem o mesmo princípio da etapa “Definindo DRE”.
Etapa 8 – Fluxo de Caixa Métricas: Nesta etapa é configurada a elaboração do fluxo de caixa. As contas e parâmetros seguem o mesmo princípio da etapa “Definindo DRE”.
